Política de Privacidad - Colautos del Cafe

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, a continuación, se presentan los aspectos relevantes relacionados con el Tratamiento de Datos Personales que realiza la sociedad COLOMBIANA DE AUTOS S.A. COLAUTOS S.A. (En adelante “COLAUTOS S.A.”, o la “Sociedad”), en virtud de la autorización otorgada por sus Clientes, Usuarios, Colaboradores, Proveedores, y demás Titulares de la información contenida en las Bases de Datos de la Sociedad.

En la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) se establecen los lineamientos corporativos y legales bajo los cuales la Sociedad realiza el Tratamiento de la información personal, la finalidad de dicho tratamiento, los derechos que asisten a los Titulares, así como los procedimientos dispuestos para el ejercicio de tales derechos.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, se deberá remitir a la legislación vigente (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013) dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por COLAUTOS S.A., en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por COLAUTOS S.A., debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COLAUTOS S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de COLAUTOS S.A., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Información de identificación. Por ejemplo, podemos recopilar su(s) nombre(s), apellido(s) su número de identificación, su dirección de residencia, su dirección de correo electrónico, su número de teléfono y celular.

Información demográfica y socioeconómica. Por ejemplo, edad, género, educación, profesión, ocupación, salario, ingreso familiar, actividad económica preferencias e intereses.

Información de Internet, dispositivo y otra actividad en las redes. Por ejemplo, podemos recopilar el tipo de dispositivo, un identificador para su dispositivo, su dirección IP o su sistema operativo móvil. Si usa nuestro sitio web, podemos recopilar información del navegador que usa, las páginas que visitó en nuestro sitio, los sitios de donde proviene o qué sitios visita cuando nos abandona.

Información de compras y formas de pago. Por ejemplo, las compras de vehículos, taller, repuestos y otros servicios realizadas directamente a Colautos.

Información audiovisual. Por ejemplo, grabaciones de audio de llamadas realizadas a Atención al Cliente, fotografías y videos si participa en alguno de los eventos de Colautos o videos de seguridad al visitar las instalaciones de Colautos.

Información del vehículo. Por ejemplo, recopilamos Ia información completa de identificación de su vehículo como la marca, el modelo, color, el número de identificación vehicular (VIN) y el número del motor.

Información del historial de servicio del vehículo. Por ejemplo, las fechas, motivos, ubicaciones y operaciones realizadas durante el servicio. También tenemos el historial de garantías y campañas de seguridad.

Información de las redes sociales. Podemos recopilar Ia información que publica en nuestras páginas de redes sociales. También podemos recopilar información de su perfil en las redes sociales.

Información que usted proporciona. Por ejemplo, la información que ofrece en relación con encuestas, promociones y eventos de comercialización.

5. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

La Sociedad llevará a cabo actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, con el principal propósito de cumplir con sus funciones, actuando siempre en concordancia con las finalidades previstas en la Ley que regula su funcionamiento, en la presente Política, y en las autorizaciones previas, expresas e informadas otorgadas por los Titulares de la información.

Sin perjuicio de dichas autorizaciones, la Sociedad se compromete a cumplir con sus obligaciones en calidad de responsable del Tratamiento, adoptando todas las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para prevenir la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a los datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

En todo caso, al momento de la recolección de los datos personales, la Sociedad informará previamente al Titular sobre las finalidades específicas del Tratamiento, mediante la correspondiente autorización para el Tratamiento de Datos Personales. En este sentido, se aclara que dichas finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUE APLICAN A TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS:

Almacenamiento de información y/o Datos Personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, en países considerados por la Superintendencia de Industria y Comercio como seguros o aquellos que no lo sean, siempre y cuando los Encargados del Tratamiento que almacenen la información contengan políticas de confidencialidad, privacidad y protección y custodia de la información y se suscriba con estos un Contrato de Confidencialidad y Transmisión de Datos Personales.
Transmitir o transferir dichos datos a aliados comerciales, clientes, filiales y/o subsidiarias en Colombia y/o en el exterior.
Registro de entrada y salida de documentos.
Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como, conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos.
Consulta, verificación, y análisis en listas restrictivas y de control, tales como listas vinculadas al SAGRILAFT, así como en bases de datos públicas o privadas relacionadas con antecedentes judiciales, penales, disciplinarios, fiscales, y cualquier otra lista que contenga información sobre delitos de corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo o cualquier actividad ilícita.
Inclusión en grupos o chats de WhatsApp.
Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.
Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la presente Política de Privacidad, el objeto social de la Sociedad, y/o de sus aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, concursos y campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, de fidelización, rifas, juegos y espectáculos, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios. Lo anterior se realizará a través de los canales de contacto profesionales, empresariales y/o personales que autoricen los Titulares, estos incluyen, pero no se limitan a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos, sitio web, y/o cualquier otro medio de comunicación.
Controles, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los Titulares de los diferentes Grupos de Interés.
Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones de la Sociedad. • Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, asesorías, consultorías e implementación de planes de mejora. • Gestión de procedimientos administrativos de planeación, organización, dirección y operación.
Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
Gestión financiera y administrativa, creación de terceros y registro en las bases de datos del responsable del Tratamiento.
Gestión fiscal, económica y contable.
Atención de PQR’s presentadas por los Titulares o por quienes acrediten legitimación para hacerlo.
Remisión de encuestas para valorar la calidad del servicio. • Gestión de cobro y pagos.
Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del responsable del Tratamiento y cuentas de correo electrónico.
Custodia y gestión de información y bases de datos.
Realizar grabación de llamadas, reuniones o eventos virtuales o presenciales a los que asistan.
Actualización periódica de los Datos.
Procedimientos judiciales, atención de requerimientos de autoridades y cumplimiento de obligaciones legales.
Tratamiento de la imagen personal a través de sistemas de videovigilancia para los fines indicados en la presente política.
Grabación de mensajes y llamadas para fines de calidad, auditoría y mejora del servicio.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ASPIRANTES, COLABORADORES ACTIVOS E INACTIVOS, Y SUS FAMILIAS:

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, así como la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollo del proceso de selección a través de entrevistas y pruebas médicas, psicotécnicas y de competencias que se requieran.
Control de horarios.
Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
Entrega de información a empresas que apoyen la gestión de traslados, como agencias de viajes, empresas de transporte, compañías de seguridad, entre otros, que tengan relación con el contrato laboral suscrito con el Titular de los Datos Personales,
Identificación y seguimiento de riesgos en la salud y seguridad en el trabajo, ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
Realización de programas de promoción y prevención en salud y riesgos laborales.
Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
Vinculación laboral, suscripción de contratos y acuerdos de modificación de contratos laborales y de aprendizaje.
Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Expedición de certificaciones.
Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos.
Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
Gestión de permisos, licencias, autorizaciones, sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa. • Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
Evaluaciones de competencias y desempeño.
Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
Entrega de dotación.
Consulta y evaluación de toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE USUARIOS, PROSPECTOS DE CLIENTES, Y CLIENTES:

Análisis de comportamiento y segmentación del mercado.
Ofrecimiento y cotización de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
Suscripción, modificación y ejecución de contratos.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Gestión de facturación y emisión de facturas ya sea de forma electrónica, o física.
Gestión de cobro bajo los lineamientos de la Ley 2300 de 2023. • Fidelización de clientes, análisis de perfiles, prospección comercial. • Consultar, verificar y reportar a las centrales de información financiera o de riesgo, legalmente constituidas, el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios del Titular, así como el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, con el fin de evaluar el riesgo crediticio, realizar estudios de crédito y adelantar procesos de cobranza o recuperación de cartera.

Histórico de relaciones comerciales.
Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el responsable del Tratamiento.
Custodia y gestión de información y bases de datos.
Informar acerca de los bienes y servicios ofrecidos por la Sociedad, y remitir ofertas o propuestas comerciales.
Hacer seguimiento de la satisfacción, y tramitar quejas, peticiones, reclamos, o recomendaciones.
Transmitir o transferir los datos a compañías matrices, vinculadas, aliados comerciales, clientes, proveedores, filiales y/o subsidiarias ubicadas en Colombia y/o en el exterior.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALIADOS ESTRATÉGICOS, PROVEEDORES O CONTRATISTAS Y SUS COLABORADORES:

Invitaciones a cotizar.
Registro y gestión del proceso de selección y evaluación de Proveedores y Contratista.
Gestión de compra de bienes y/o servicios.
Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros • Gestión de facturación y pago de bienes y/o servicios.
Contacto para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compras emitidas, hasta su terminación.
Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente.
Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales.
Control de inventarios.
Expedición de referencias comerciales.
Custodia y gestión de información y bases de datos.
Realización de capacitaciones.
Gestión de trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Tratamiento de información incluyendo nombre, logotipo, datos de contacto, imágenes, fotografías, videos y demás elementos asociados, para su publicación a través de medios de comunicación internos o externos, redes sociales, sitio web institucional, material publicitario o cualquier otro canal de divulgación utilizado por la Sociedad, con el fin de promocionar, comunicar o informar sobre alianzas, actividades, eventos, proyectos u otros temas de interés relacionados.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS

Envío de información relacionada con las actividades propias del Responsable del Tratamiento.
Convocatoria a reuniones.
Gestión de pago de dividendos y utilidades.
Modificaciones, adiciones y cambios en general relacionados con aspectos legales y accionarios.
Registros notariales.
Registro de acciones y obligaciones.
Suscripción de actas.
Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de retención de impuestos, seguimiento y reporte de información ante entes de control. • Envío e inclusión en chats o grupos de WhatsApp o cualquier medio o aplicación de mensajería instantánea, para el envío de información y mensajes relacionados con el objeto social de la Sociedad, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPTADOS POR SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA

Garantizar la seguridad física de las instalaciones, bienes y personas dentro del perímetro cubierto por las cámaras de videovigilancia.
Control de acceso.
Corroborar la asistencia y permanencia del Titular dentro de las instalaciones. • Monitorear el cumplimiento de normas internas de conducta, seguridad y salud en el trabajo.
Proteger los activos de la Sociedad frente a hurtos, daños, actos vandálicos o uso indebido.
Servir como evidencia en procesos disciplinarios.
Apoyar investigaciones por parte de autoridades competentes en caso de incidentes, delitos o emergencias.
Facilitar la toma de decisiones en casos de accidentes laborales, emergencias médicas o evacuaciones.
Monitorear operaciones críticas o zonas de producción en tiempo real, como parte del control operativo.
Identificar personas no autorizadas dentro de las instalaciones o detectar ingresos en horas no permitidas.
Generar y conservar registros visuales como parte de los controles de gestión de riesgos.
Conservar las imágenes como respaldo para procesos jurídicos, disciplinarios o contractuales, dentro de los plazos establecidos por la ley y los plazos de retención establecidos a nivel interno.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

La Sociedad podrá transmitir información a Encargados de la información, tanto nacionales como extranjeros, que sean subcontratados para realizar el Tratamiento de los datos personales de los Titulares, conforme a lo establecido en el apartado “USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO” de la presente Política. A dichos terceros se les informará expresamente que están obligados a: (i) dar aplicación a las obligaciones delrResponsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado, descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.

En los casos en que se lleve a cabo una Transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión correspondiente, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013.

Así mismo, la Sociedad podrá transferir la información contenida en sus bases de datos como parte de sus activos, en caso de que la Empresa, o una parte de su negocio, sea vendida, fusionada o adquirida por terceros.

Por otra parte, en los eventos en que la Sociedad realice la Transferencia o Transmisión internacional de datos personales, además de contar con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular, suscribirá el contrato o acuerdo respectivo con el responsable o Encargado del Tratamiento ubicado fuera del territorio nacional. Igualmente, se verificará que el país receptor de los datos cuente con niveles adecuados de protección, conforme a lo señalado por la Superintendencia de Industria y Comercio en la Circular Única, mediante la lista de países considerados como puertos seguros.

DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1266 de 2008 y, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

A continuación, podrá encontrar el procedimiento a través del cual la Sociedad garantiza el ejercicio de los derechos antes descritos.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR

Los Titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta sección, mediante solicitud dirigida a los canales de atención descritos en el apartado “IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO” de la presente política. El trámite se dará según las siguientes disposiciones:

Consultas: El Titular, o la persona autorizada, podrá presentar solicitudes relacionadas con el derecho a consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Sociedad. La consulta será atendida dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, indicando la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos de la Sociedad debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, que requiera revocar la autorización otorgada o que identifique un presunto incumplimiento de deberes legales, podrá presentar un reclamo. El reclamo será atendido dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado las razones del retraso y se indicará la fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Para que la empresa dé trámite a las solicitudes, estas deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

Identificación completa del Titular.
Descripción clara y precisa de los datos personales objeto de consulta o reclamo. • Dirección de notificación.
Correo electrónico de contacto.
En caso de actuar a través de representante o autorizado, se deberá adjuntar el documento que acredite tal calidad.

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En todo caso, una vez recibida la solicitud, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Finalmente, se le aclara que la solicitud de supresión de la información y de revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Sociedad.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COLAUTOS S.A. como responsable tiene facultades para definir los fines y los medios esenciales para el tratamiento del dato personal, incluido quienes actuarán como fuentes y usuarios (Sentencia C – 748 de 2011), en consecuencia, la Empresa podrá suministrar los datos personales a proveedores de productos y servicios, utilizarlos de cierta manera, designar encargados, celebrar contratos de transmisión y transferencia, atendiendo los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
Solicitar y conservar por cualquier medio y en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACIÓN

La Sociedad solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través los siguientes mecanismos:

Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado.
De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia. • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el Titular otorgó su autorización.

En ningún caso se asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

CAMBIO DE POLITICAS

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial, se comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos personales de una manera eficiente, a más tardar al momento en que sea implementada la nueva política.

VIGENCIA

Esta Política de privacidad entrará en vigor a partir de su publicación y sustituye en todas sus partes a la que estuvo vigente hasta esta fecha. Las Bases de Datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Para constancia se firma la presente política por parte del representante legal de COLAUTOS y los TRABAJADORES quienes con su firma se declaran notificados de la misma.